Nebenkostenabrechnung: Schritt für Schritt zur rechtssicheren Abrechnung

Die jährliche Betriebskostenabrechnung gehört zu den zeitaufwändigsten Aufgaben eines Vermieters – und zu den fehleranfälligsten. Dieser Beitrag zeigt, welche Kosten Sie umlegen dürfen, wie Sie vorgehen und welche Frist Sie unbedingt einhalten müssen.

Was Sie überhaupt umlegen dürfen

Betriebskosten dürfen Sie nur auf den Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Welche Kosten dazugehören, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Zu den typischen umlagefähigen Positionen zählen:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung, Gartenpflege und Hausbeleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude
• Hauswart, Aufzug sowie Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss

Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Bankgebühren. Solche Rechnungen müssen Sie vor der Abrechnung aussortieren – bei gemischten Rechnungen (etwa ein Hausmeister, der auch repariert) trennen Sie die Anteile.

In 8 Schritten zur Abrechnung

1. Abrechnungszeitraum festlegen. Er beträgt höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
2. Belege sammeln. Rechnungen, Bescheide und Versicherungsnachweise für den Zeitraum. Der Mieter hat Anspruch, diese Belege einzusehen.
3. Nicht umlagefähige Kosten herausrechnen. Reparaturen und Verwaltung gehören nicht in die Abrechnung.
4. Verteilerschlüssel bestimmen. Gilt nichts anderes, werden die Kosten nach der Wohnfläche verteilt. Verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser können nach Verbrauch abgerechnet werden.
5. Anteile berechnen. Gesamtkosten der Position × (Fläche bzw. Verbrauch der Wohnung ÷ Gesamtfläche bzw. Gesamtverbrauch), bei unterjährigem Ein- oder Auszug zeitanteilig.
6. Vorauszahlungen abziehen. Die Summe der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ergibt Guthaben oder Nachzahlung.
7. Formale Angaben prüfen. Die Abrechnung muss verständlich sein (siehe unten).
8. Rechtzeitig zustellen. Der Nachweis des Zugangs beim Mieter liegt bei Ihnen.

Heizkosten: Sonderregeln beachten

Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen der Heizkostenverordnung. Danach müssen sie zu 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch und der Rest nach Wohnfläche verteilt werden. Bei Wohngebäuden mit fossiler Heizung kommt außerdem die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell hinzu – je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil des Vermieters.

Die Abrechnungsfrist: 12 Monate

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das also der 31. Dezember 2026. Versäumen Sie die Frist, können Sie Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen – ein Guthaben müssen Sie dem Mieter aber trotzdem auszahlen. Der Mieter wiederum hat nach Erhalt zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.

Tragen Sie die Frist im Kalender ein und beginnen Sie früh mit der Belegsammlung – Heizkostenabrechnungen des Versorgers oder Messdienstes kommen oft erst im Frühjahr.

Diese Angaben gehören in die Abrechnung

• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• Angabe und Erläuterung des jeweiligen Verteilerschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Häufige Fehler

• Frist verpasst – die teuerste Nachlässigkeit, denn die Nachforderung entfällt.
• Nicht umlagefähige Positionen wie Reparaturen oder Verwaltung sind enthalten.
• Leerstand wird auf die übrigen Mieter verteilt – den Anteil leerstehender Einheiten trägt der Vermieter.
• Falscher oder nicht erklärter Verteilerschlüssel führt zu Rückfragen und Einwänden.
• Vorauszahlungen werden nach Soll statt nach tatsächlichem Zahlungseingang angesetzt.

Wichtiger Hinweis Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelungen und Rechtsprechung können sich ändern; im Einzelfall – etwa bei Streit mit dem Mieter oder bei Kündigungen – sollten Sie sich von einem Rechtsanwalt oder Ihrem Vermieterverband beraten lassen.